Đ/c Hoàng Quốc Huy  Phó trưởng phòng Quản lý Đo lường Chất lượng phát biểu trong buổi kiểm tra ISO tại Sở Giáo dục và Đào tạo. (Ảnh PH)

Thực hiện Chức năng  Quản lý nhà nước về Tiêu chuẩn, chất lượng trên địa bàn tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 447/KH-UBND ngày 06/3/2023 về việc phê duyệt Kế hoạch kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến và chuyển đổi HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh năm 2023. Theo đó trong năm 2023, Sở đã tiến hành kiểm tra việc thực hiện HTQLCL tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh được 42 đơn vị HCNN thuộc tỉnh và 6 cơ quan ngành dọc TW đóng tại địa phương, trong đó kiểm tra trực tiếp tại trụ sở 12 cơ quan, đơn vị và kiểm tra thông qua hồ sơ, báo cáo đối với 36 cơ quan, đơn vị hành chính khác thuộc diện bắt buộc của tỉnh theo đúng kế hoạch đã được UBND tỉnh phê duyệt. Nội dung được thực hiện kiểm tra về: Hoạt động xây dựng, áp dụng, chuyển đổi, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015; việc tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014; kết quả thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo Quyết định 327/QĐ-UBND ngày 04/03/2021 của UBND tỉnh Cao Bằng.

Kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo và kiểm tra trực tiếp tại đơn vị có 36/48 đơn vị đều phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, mô hình khung do Bộ KH&CN công bố và các yêu cầu pháp luật liên quan. Các cơ quan, đơn vị hành chính đều thực hiện tốt các nội dung duy trì, cải tiến HTQLCL đã ban hành: QĐ HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015; kế hoạch duy trì, cải tiến HTQLCL năm 2023; rà soát chỉnh sửa các quy trình ISO theo thủ tục hành chính (TTHC) đảm bảo 100%; thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục những điểm không phù hợp và tiến hành họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL đảm bảo phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật. Đặc biệt, điểm nổi bật đạt được trong năm qua: Các cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh đều thực hiện tốt hoạt động rà soát, sửa đổi, bãi bỏ, phê duyệt, ban hành và triển khai áp dụng quy trình ISO theo TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị do các Bộ quản lý, UBND tỉnh công bố, các TTHC thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, các quy trình ISO thực hiện TTHC liên quan đến các văn bản pháp quy khi có sự thay đổi, bổ sung theo quy định; việc xây dựng kế hoạch hoạt động ISO đảm bảo nội dung và thời gian theo hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ; hoạt động Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo được quan tâm chỉ đạo thực hiện đi vào thực chất hơn, giảm tính hình thức. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được thể hiện rõ qua việc xác nhận hiệu lực của HTQLCL; công bố,công bố lại HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015; thông báo với cơ quan chủ trì Sở KH&CN; kiện toàn Ban chỉ đạo ISO; hoạt động phân phối tài liệu đã đảm bảo nguyên tắc được xác nhận trong giao nhận; việc thực hiện niêm yết tại trụ sở cơ quan và các phòng ban chuyên môn; đăng tải/cập nhật trên cổng thông tin điện tử , phần mềm văn phòng điện tử iOffice, phần mềm thông minh iGate trong giải quyết các thủ tục hành chính, trách nhiệm của các phòng ban chuyên môn cũng được thể hiện rõ trong việc phân loại, mã hóa và sắp xếp tài liệu, hồ sơ; lập và cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài hiện hành HTQLCL, danh mục kiểm soát hồ sơ giải quyết TTHC; Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL…

Qua hoạt động kiểm tra, giúp cho Sở KH&CN tỉnh đánh giá được hiệu quả của việc áp dụng ISO trong hoạt động hành chính; đồng thời giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính dễ dàng giám sát, kiểm tra và định hướng chỉ đạo kịp thời khi phát sinh vướng mắc; đội ngũ cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian, từng bước cải tiến phương thức làm việc khi giải quyết các TTHC theo yêu cầu của tổ chức, công dân. Nhờ công cụ ISO, phương pháp chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã từng bước đổi mới theo hướng hiện đại hóa; hoạt động quản lý hành chính của tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực.Việc triển khai áp dụng ISO 9001 vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh cũng giúp vận hành cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” hiệu quả hơn, nhất là ở khâu phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, tránh sự chồng chéo, từ đó rút ngắn thời gian giải quyết công việc, đảm bảo đúng luật, nâng cao mức độ hài lòng của người dân. Việc thu thập xử lý số liệu, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu có hệ thống, khoa học, hợp lý hơn, giảm tình trạng bỏ sót, thất lạc, thuận lợi hơn trong việc tra cứu và cập nhật các văn bản mới…

Tuy nhiên, kết quả kiểm tra cũng cho thấy việc áp dụng ISO trong hoạt động hành chính của tỉnh còn gặp một số tồn tại hạn chế:  Trong tỉnh còn 12/48 đơn vị chưa thực hiện đúng việc áp dụng, duy trì cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; một số đơn vị quy định việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của quy trình chưa phù hợp với thực tế giải quyết công việc; việc áp dụng, duy trì HTQLCL chưa đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và mô hình khung HTQLCL do Bộ KH&CN ban hành.

Để  nâng cao hơn nữa hiệu quả áp dụng HTQLCL góp phần hiện đại hóa nền hành chính của tỉnh trong thời gian tới, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh cần quyết liệt hơn nữa trong việc chỉ đạo, kiểm tra, giám sát xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống; xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, sát với thực tế chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; tuyên truyền nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong việc tuân thủ các quy trình ISO; tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các nội dung công việc của các đơn vị, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử iOffice, phần mềm một cửa thông minh Igate và triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử./.