Tuy nhiên, qua kiểm tra, khảo sát cho thấy một số cơ quan, tổ chức chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, việc quản lý văn bản đi, đến chưa chặt chẽ, chưa lưu giữ được đầy đủ các văn bản do cơ quan xây dựng, ban hành; lưu văn bản đi chưa khoa học dẫn đến tình trạng thất lạc văn bản. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ, dẫn đến tình trạng tài liệu phân tán, chưa được sắp xếp chỉnh lý; công tác chỉnh lý khoa học tài liệu tuy có triển khai ở một số cơ quan, tổ chức nhưng với số lượng rất ít, chất lượng lập hồ sơ sau chỉnh lý chưa đảm bảo theo đúng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ.
Để phát huy những mặt đã đạt được và khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới, ngày 16/7/2015, UBND tỉnh Cao Bằng đã có Chỉ thị số 10/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng với các nội dung sau:
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật và các văn bản dưới luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức và các đơn vị trực thuộc, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thực hiện nghiêm túc các quy định của trung ương và địa phương về bảo vệ bí mật thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Đẩy mạnh việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật.
Các cơ quan, đơn vị chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn, xây dựng chỉnh lý khoa học tài liệu còn tồn đọng, tích đống, lựa chọn nhà thầu chỉnh lý và gửi hồ sơ năng lực đến cơ quan chuyên môn thẩm định theo đúng quy định. Tổ chức thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thu nộp vào lưu trữ lịch sử.
Tùy theo điều kiện của từng cơ quan, tổ chức, bố trí 01 phòng kho, có các trang bị cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy, phòng, chống lụt bão, phun thuốc khử trùng tài liệu lưu trữ theo quy định.
Các phương tiện thông tin đại chúng tăng cường tuyên truyền pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đi sâu vào nội dung, ý nghĩa tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc quản lý nhà nước, những tập thể và cá nhân làm tốt công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Sở Nội vụ chủ động phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các sở, ban, ngành UBND các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng, tích đống, lập dự toán kinh phí trình cấp có thẩm quyền xem xét bố trí kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng, tích đống theo đúng quy định của pháp luật.
Sở Nội vụ chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Rà soát các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với các quy định hiện hành để tham mưu trình cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế. Thẩm định hồ sơ năng lực các đơn vị chỉnh lý, giám sát, kiểm tra quá trình chỉnh lý, nghiệm thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước khi thanh quyết toán. Tổng hợp kết quả thực hiện hàng năm báo cáo UBND tỉnh./.

Q.Gia (Theo Chỉ thị của UBND tỉnh)