I. ĐỐI TƯỢNG, LOẠI HÌNH VÀ ĐIỀU KIỆN THAM DỰ

- Đối tượng áp dụng: áp dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp tham dự GTCLQG và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động xét thưởng GTCLQG.

- Loại hình tham dự: Loại hình tổ chức, doanh nghiệp tham dự GTCLQG bao gồm:

a) Sản xuất lớn;

b) Sản xuất vừa và nhỏ;

c) Dịch vụ lớn;

d) Dịch vụ vừa và nhỏ.

+ Loại hình tổ chức, doanh nghiệp quy định tại điểm a và c tại mục này là tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trên 300 lao động chính thức (hợp đồng lao động từ 01 năm trở lên).

+ Loại hình tổ chức, doanh nghiệp quy định tại điểm b và d tại mục là tổ chức, doanh nghiệp sử dụng đến 300 lao động chính thức (hợp đồng lao động từ 01 năm trở lên).

- Điều kiện tham dự:

+ Tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện tham dự GTCLQG là các tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đã hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ liên tục tại Việt Nam và không vi phạm các quy định của pháp luật trong thời gian ít nhất 36 tháng, tính đến thời điểm đăng ký tham dự.

+ Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp đã đạt Giải Vàng Chất lượng Quốc gia, nếu đáp ứng điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì sau 03 năm kể từ ngày nhận Giải Vàng Chất lượng Quốc gia tiếp tục được tham dự lại GTCLQG.

+ Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp đã đạt Giải Bạc Chất lượng Quốc gia, nếu đáp ứng điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được tiếp tục tham dự lại GTCLQG.

III- HỐ SƠ VÀ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAM DỰ:

Tổ chức, doanh nghiệp tham dự GTCLQG phải lập hồ sơ tham dự gồm:

1. Bản đăng ký tham dự GTCLQG;

2. Báo cáo giới thiệu chung về tổ chức, doanh nghiệp;

3. Báo cáo tự đánh giá theo bảy tiêu chí của GTCLQG;

4. Tài liệu chứng minh về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến (bản sao chứng chỉ hoặc tài liệu liên quan);

5. Tài liệu chứng minh về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa chính với các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng (bản sao);

6. Báo cáo đánh giá tác động môi trường hoặc bản cam kết bảo vệ môi trường được phê duyệt và các kết quả quan trắc hằng năm theo quy định của pháp luật trong 03 năm gần nhất (bản sao);

7. Xác nhận kết quả thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động hằng năm trong 03 năm gần nhất (bản chính hoặc bản sao);

8. Các tài liệu chứng minh khác về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất, nếu có (bản sao).

*) Thời gian nộp hồ sơ:

Tổ chức, doanh nghiệp đăng ký tham dự GTCLQG trước ngày 01 tháng 5 và nộp hồ sơ tham dự trước ngày 01 tháng 7 hằng năm tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh.

III. HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO

1. Báo cáo hoạt động chung của doanh nghiệp:

Báo cáo phải phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó cần tập trung vào những điểm quan trọng nhất và những yếu tố có ảnh hưởng đến chúng.

Báo cáo được viết ngắn gọn giới hạn khoảng 4 đến 5 trang (A4, bao gồm 05 phần:

- Giới thiệu chung về doanh nghiệp;

- Yêu cầu của khách hàng và thị trường;

- Nhà cung ứng và các quan hệ đối tác;

- Tình trạng cạnh tranh;

- Định hướng kinh doanh.

2. Báo cáo tự đánh giá:

Báo cáo giới hạn trong khoảng 40 -50 trang nhưng phải bao gồm những thông tin về hệ thống chất lượng và kết quả của quá trình cải tiến chất lượng. Báo cáo cần tập trung chú ý vào những điểm sau:

Lựa chọn thông tin quan trọng và phù hợp: tập trung vào các thông tin theo tiêu chí của giải thưởng. Thông tin và dữ liệu đưa ra phải quan trọng và phù hợp với các tiêu chí được đánh giá cũng như với những hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp.

Tự đánh giá và trình bày nội dung trả lời: Các câu trả lời phải cung cấp những thông tin rõ ràng về biện pháp và triển khai, ngoài ra cũng cần đưa ra các ví dụ để minh họa. Không nên đưa ra những thông tin rời rạc và thiếu chứng cứ.

Trả lời ngắn gọn: Vì số trang có giới hạn nên cần loại bỏ những thông tin không có liên quan đến các tiêu chí của giải thưởng. Câu trả lời cần ngắn gọn, xúc tích dựa trên những dữ liệu xác thực, rõ ràng.

Trích dẫn chéo khi cần thiết: Phương pháp này nhằm tránh lập lại những thông tin đã nêu ở phần khác.

Ví dụ: Đối chiếu với mục 4.2.a, xem mục 5.3.c, ...

Xem xét lại từng câu trả lời: Nhằm đảm bảo các câu trả lời được tập trung vào các yêu cầu của hạng mục và nhất quán với những yêu cầu kinh doanh chủ yếu đã được trình bày trong Báo cáo chung của doanh nghiệp, đồng thời tạo sự nhất quán với các thông tin đã nêu trong các hạng mục khác có liên quan.

Về kết quả: Phần này đòi hỏi những thông tin thể hiện sự tiến bộ, sự thành công và phạm vi được triển khai. Khoảng thời gian để đánh giá kết quả là 03 năm hoặc hơn. Phạm vi đạt kết quả là yếu tố cơ bản cho việcđánh giá, do đó cần báo cáo những số liệu phản ánh sự triển khai rộng rãi các hoạt động cải tiến.

Việc sử dụng các sơ đồ, bảng biểu là phương pháp tốt để thể hiện kết quả. Tuy nhiên sơ đồ, bảng biểu đưa ra phải gắn với nội dung trình bày, phải giải thích và rút ra được các kết luận chung từ những dữ liệu trong đó.

III. CHUẨN BỊ CHO ĐÁNH GIÁ TẠI CƠ SỞ

Việc đánh giá tại cơ sở nhằm tạo cơ hội cho doanh nghiệp bổ sung những chi tiết đã nêu trong báo cáo tự đánh giá, ngoài ra nó còn là mục đích kiểm tra và làm sáng tỏ những thông tin đã nêu trong báo cáo nhờ phỏng vấn và quan sát trực tiếp tại cơ sở.

Những chuyên gia đánh giá tại cơ sở là những người có kinh nghiệm trong hoạt động quản lý chất lượng. Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp mà việc kiểm tra đánh giá tiến hành từ 2 đến 4 ngày. Doanh nghiệp phải có hệ thống tự đánh giá để cung cấp các thông tin hay dữ kiện cần thiết.

Các chuyên gia có thể yêu cầu cung cấp thông tin về khách hàng như: hồ sơ khách hàng, theo dõi ý kiến khách hàng nhằm làm rõ những nội dung liên quan đến việc thỏa mãn khách hàng. Ngoài ra, Sổ tay chất lượng, các quy trình thủ tục, những dữ liệu chứng minh về hoạt động chất lượng và tài liệu về đào tạo cần phải chuẩn bị sẵn để cung cấp cho các chuyên gia khi đánh giá tại chỗ.

Trong quá trình đánh giá tại chỗ, các chuyên gia sẽ phỏng vấn lãnh đạo, các cấp quản lý bộ phận kể cả nhân viên về các hoạt động cải tiến chất lượng, các quá trình nào được sử dụng và cả những điều kiện làm việc khác để làm rõ thêm thông tin. Do đó, cơ sở cần chuẩn bị phân công người hướng dẫn để giúp đoàn đánh giá có điều kiện tiếp xúc và làm việc với các bộ phận cần thiết.

IV. NHỮNG CAM KẾT CHUNG

1. Trách nhiệm của doanh nghiệp tham dự giải thưởng:

Doanh nghiệp tham dự giải thưởng phải cung cấp cho Ban thư ký Hội đồng tuyển chọn tất cả những thông tin cần thiết và những tài liệu liên quan đến việc tham dự giải thưởng.

Doanh nghiệp khi nộp bản đăng ký tham dự giải thưởng nghĩa là đã chấp thuận việc đánh giá hay xem xét tại cơ sơ của mình nếu như được chọn. Doanh nghiệp phải cung cấp cho các chuyên gia đánh giá các phương tiện cần thiết nhằm kiểm tra thông tin trong báo cáo tự đánh giá, đồng thời bảo đảm an toàn cho các chuyên gia khi tiến hành đánh giá thực tế tại cơ sở.

2. Trách nhiệm của Ban thư ký Hội đồng tuyển chọn:

Ban thứ ký hội đồng tuyển chọn cam kết và chịu trách nhiệm bảo đảm bí mật những thông tin do doanh nghiệp cung cấp.

Ban thư ký không chịu trách nhiệm về những mất mát hoặc tổn thất của doanh nghiệp tham dự ngoại trừ trường hợp chuyên gia đánh giá khinh xuất hoặc cố ý.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp đạt giải:

Doanh nghiệp đạt giải phải chia sẻ thông tin về sự thành công, hoạt động, chiến lược chất lượng của mình với các tổ chức khác. Điều này có thể thực hiện dưới hình thức hội thảo, hội nghị, các cuộc thăm quan hoặc hình thức xuất bản ấn phẩm.

Tuy nhiên, không bắt buộc doanh nghiệp đạt giải phải chia sẻ thông tin riêng, kể cả những thông tin có trong báo cáo tự đánh giá.

4. Sử dụng biểu tượng giải thưởng:

Doanh nghiệp đạt giải được phép sử dụng biểu tượng giải thưởng chất lượng trên các ấn phẩm theo quy định sau:

- Chỉ được dùng bởi chính doanh nghiệp đạt giải phù hợp với tên của doanh nghiệp cùng với năm đạt giải.